Rechnung erstellen

User-Flow: Rechnung erstellen

Dieser Flow zeigt den vollständigen Fakturierungsprozess -- vom Angebot über den Auftrag bis zur bezahlten Rechnung.

Voraussetzungen

• Zugriff auf das Finanzen-Modul
• Berechtigung: Rechnungen erstellen
• Empfänger als CRM-Kontakt oder Unternehmen vorhanden

Schritt 1: Angebot erstellen

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Angebote > Neues Angebot
2. Wählen Sie den Empfänger (CRM-Suche nach Unternehmen oder Kontakt)
3. Fügen Sie Positionen hinzu:

Position	Menge	Einheitspreis	MwSt	Total
Beratung Projektplanung	8 Std.	CHF 180.00	8.1%	CHF 1'440.00
Workshop Durchführung	1 Tag	CHF 2'200.00	8.1%	CHF 2'200.00
Dokumentation	4 Std.	CHF 150.00	8.1%	CHF 600.00
		Zwischensumme		CHF 4'240.00
		MwSt 8.1%		CHF 343.44
		Total		CHF 4'583.44

4. Wählen Sie die Gültigkeitsdauer (z.B. 30 Tage)
5. Optional: Fügen Sie Notizen oder Bedingungen hinzu
6. Klicken Sie auf Vorschau um das PDF zu prüfen

Schritt 2: Angebot versenden

1. Klicken Sie auf Per E-Mail senden
2. Das System erstellt eine E-Mail mit dem Angebot als PDF-Anhang
3. Passen Sie den Begleittext an
4. Senden Sie das Angebot
5. Der Status wechselt auf Gesendet

Schritt 3: Angebot in Auftrag umwandeln

Wenn der Kunde das Angebot akzeptiert:

1. Öffnen Sie das Angebot
2. Klicken Sie auf In Auftrag umwandeln
3. Alle Positionen, Preise und Empfängerdaten werden übernommen
4. Optional: Passen Sie den Auftrag an (z.B. geänderte Mengen)
5. Der Auftrag wird erstellt und das Angebot als Angenommen markiert

Schritt 4: Auftrag in Rechnung umwandeln

Nach Erbringung der Leistung:

1. Öffnen Sie den Auftrag
2. Klicken Sie auf In Rechnung umwandeln
3. Alle Daten werden übernommen
4. Prüfen Sie:
   • Rechnungsnummer (automatisch vergeben)
   • Rechnungsdatum (heute)
   • Zahlungsbedingungen (z.B. 30 Tage netto)
   • Bankverbindung (für die Überweisung)
5. Klicken Sie auf Rechnung finalisieren

Schritt 5: Rechnung versenden

1. Klicken Sie auf Per E-Mail senden
2. Das PDF wird automatisch als Anhang hinzugefügt
3. Der Begleittext wird aus dem Template befüllt
4. Senden Sie die Rechnung
5. Status wechselt auf Offen

Schritt 6: Zahlungseingang verbuchen

Wenn die Zahlung auf dem Bankkonto eingeht:

Variante A: Manuell

1. Öffnen Sie die Rechnung
2. Klicken Sie auf Zahlung erfassen
3. Geben Sie Datum und Betrag ein
4. Die Buchung wird automatisch erstellt (Bank an Debitoren)
5. Status wechselt auf Bezahlt

Variante B: Via Bankimport

1. Importieren Sie den Bankauszug unter Finanzen > Bank > Import
2. Das System erkennt die Zahlung anhand von Betrag und Referenz
3. Bestätigen Sie die Zuordnung
4. Die Rechnung wird automatisch als Bezahlt markiert

Schritt 7: Bei ausbleibender Zahlung -- Mahnung

Falls nach der Zahlungsfrist keine Zahlung eingeht:

1. Die Rechnung wechselt auf Status Überfällig
2. Sie erhalten eine Benachrichtigung
3. Navigieren Sie zur Rechnung und klicken Sie auf Mahnung erstellen
4. Das System generiert die passende Mahnstufe (Erinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung)
5. Versenden Sie die Mahnung per E-Mail oder Post

Zusammenfassung des vollständigen Flows

Angebot erstellen
  -> Angebot versenden
    -> Kunde akzeptiert
      -> In Auftrag umwandeln
        -> Leistung erbringen
          -> In Rechnung umwandeln
            -> Rechnung versenden
              -> Zahlung eingegangen?
                Ja -> Als bezahlt markieren
                Nein -> Mahnung erstellen

Abkürzung: Direkte Rechnungsstellung

Falls kein Angebot oder Auftrag benötigt wird:

1. Navigieren Sie direkt zu Finanzen > Rechnungen > Neue Rechnung
2. Erfassen Sie Empfänger und Positionen
3. Versenden Sie die Rechnung

Tipp: Der vollständige Flow über Angebot und Auftrag ist empfehlenswert, da er eine lückenlose Dokumentation bietet und bei Rückfragen den gesamten Verlauf nachvollziehbar macht.

Hinweis: Alle generierten PDFs (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Mahnungen) enthalten automatisch Ihr Firmenlogo und die Bankverbindung aus den Organisationseinstellungen.