Event planen

User-Flow: Event planen

Dieser Flow zeigt den vollständigen Weg von der Erstellung eines Events bis zur fertigen Personalplanung.

Voraussetzungen

• Zugriff auf das Eventmanager-Modul
• Berechtigung: Events erstellen und Personal zuweisen

Schritt 1: Event erstellen

1. Navigieren Sie zu Eventmanager
2. Klicken Sie auf Neues Event
3. Füllen Sie die Grunddaten aus:

Feld	Eingabe	Beispiel
Name	Titel des Events	"Sommerfest 2026"
Datum	Start und Ende	15.06.2026, 17:00 - 02:00
Kategorie	Art der Veranstaltung	Firmenevent
Beschreibung	Details	"Jährliches Firmenfest mit Dinner und Livemusik"

4. Klicken Sie auf Erstellen

Schritt 2: Location wählen

1. Im Event navigieren Sie zum Tab Location
2. Wählen Sie eine bestehende Location aus der Datenbank
3. Oder erstellen Sie eine neue Location:
   • Name: "Seebistro Zürichhorn"
   • Adresse: Bellerivestrasse 170, 8008 Zürich
   • Kapazität: 200 Personen
4. Optional: Wählen Sie ein Layout (z.B. "Bankett-Stil")

Schritt 3: Budget festlegen

1. Navigieren Sie zum Tab Budget
2. Erstellen Sie Budgetposten:

Kategorie	Posten	Betrag
Location	Raummiete	CHF 3'500
Catering	Dinner (120 Personen)	CHF 7'200
Technik	Licht und Sound	CHF 2'000
Personal	Service und Bar	CHF 3'500
Musik	Live-Band	CHF 2'500
Total		CHF 18'700

Schritt 4: Schichten definieren

1. Navigieren Sie zum Tab Schichten
2. Erstellen Sie die benötigten Schichten:

Schicht	Zeit	Positionen
Aufbau	14:00-17:00	4x Allrounder
Service	17:00-01:00	8x Service
Bar	17:00-02:00	3x Bar
Küche-Support	16:00-22:00	2x Küchenhilfe
Abbau	01:00-03:00	4x Allrounder

Schritt 5: Personal zuweisen

1. Öffnen Sie eine Schicht (z.B. "Service")
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter zuweisen
3. Das System zeigt verfügbare Mitarbeiter mit:
   • Verfügbarkeitsstatus (grün = verfügbar)
   • Passende Qualifikation (z.B. Serviceerfahrung)
   • Entfernung zum Veranstaltungsort
4. Wählen Sie die gewünschten Mitarbeiter aus
5. Wiederholen Sie für alle Schichten

Alternativ: Weisen Sie ganze Teams zu, wenn Sie Teams definiert haben.

Schritt 6: Personal benachrichtigen

1. Die zugewiesenen Mitarbeiter erhalten automatisch eine Push-Notification
2. Optional: Senden Sie einen Broadcast mit zusätzlichen Informationen:
   • Treffpunkt und Anfahrt
   • Dresscode
   • Spezielle Anweisungen
3. Mitarbeiter bestätigen oder lehnen die Schicht über das Staff-Portal ab

Schritt 7: Vorbereitungsaufgaben erstellen

1. Navigieren Sie zum Tab Aufgaben im Event
2. Erstellen Sie Vorbereitungsaufgaben:

Aufgabe	Zuständig	Frist
Menü finalisieren	Catering-Verantwortlicher	01.06.2026
Technik-Check Location	Event-Koordinator	10.06.2026
Einladungen versenden	Marketing	15.05.2026
Namensschilder drucken	Assistenz	13.06.2026
Ablaufplan erstellen	Event-Koordinator	12.06.2026

Schritt 8: Event-Status aktualisieren

1. Ändern Sie den Status auf Geplant
2. Das Event erscheint im Kalender und im Dashboard
3. Am Event-Tag: Status auf Aktiv setzen
4. Nach dem Event: Status auf Abgeschlossen setzen und Kassenzählung durchführen

Zusammenfassung

Event erstellen
  -> Location wählen
    -> Budget festlegen
      -> Schichten definieren
        -> Personal zuweisen
          -> Personal benachrichtigen
            -> Aufgaben erstellen
              -> Event durchführen
                -> Abschluss und Kassenzählung

Tipp: Beginnen Sie mit der Personalplanung mindestens 2-3 Wochen vor dem Event, damit Mitarbeiter genügend Zeit haben, ihre Verfügbarkeit zu bestätigen.