Locations und Layouts

Location-Verwaltung

Locations sind Veranstaltungsorte, die in der Datenbank gespeichert und wiederverwendet werden können. Jede Location hat eigene Stammdaten, Kapazitäten und optionale Layouts.

Location erstellen

1. Navigieren Sie zu Eventmanager > Locations
2. Klicken Sie auf Neue Location
3. Füllen Sie die Stammdaten aus:

Feld	Beschreibung
Name	Name des Veranstaltungsortes
Adresse	Strasse, PLZ, Ort
Kapazität	Maximale Personenzahl
Kontakt	Ansprechperson und Telefon
Beschreibung	Zusätzliche Informationen
Bilder	Fotos des Veranstaltungsortes (R2-Upload)
Ausstattung	Verfügbare Technik, Mobiliar etc.

Location-Typen

• Eigene Locations: Räumlichkeiten Ihrer Organisation
• Externe Locations: Gemietete Veranstaltungsorte
• Virtuelle Locations: Online-Plattformen (Zoom, Teams etc.)

Layout-Builder

Der Layout-Builder ermöglicht es, verschiedene Raumkonfigurationen für eine Location zu definieren.

Layout erstellen

1. Öffnen Sie eine Location
2. Navigieren Sie zum Tab Layouts
3. Klicken Sie auf Neues Layout
4. Zeichnen Sie den Grundriss:
   • Positionieren Sie Tische, Stühle, Bühne, Bar etc.
   • Definieren Sie Bereiche (VIP, Backstage, Eingang)
   • Setzen Sie Kapazitäten pro Bereich

Layout-Elemente

Element	Beschreibung
Rundtisch	Tisch mit definierbarer Sitzplatzzahl (4-12)
Rechtecktisch	Tisch für Reihenbestuhlung oder Konferenz
Bühne	Bühnenfläche mit Grösse
Bar/Theke	Ausschankbereich
Bereich	Benannter Abschnitt (z.B. "VIP", "Ausstellung")
Eingang/Ausgang	Markierung für Zugänge

Layouts verwenden

Wenn Sie ein Event erstellen und eine Location auswählen:

1. Wählen Sie eines der gespeicherten Layouts
2. Das Layout wird als visueller Plan im Event angezeigt
3. Personal kann Bereichen zugewiesen werden
4. Teilnehmer können Plätzen zugeordnet werden (bei Sitzplatzveranstaltungen)

Kapazitäten

Kapazitäts-Management

• Jede Location hat eine Gesamtkapazität
• Layouts können eine eigene Kapazität haben (z.B. bei unterschiedlicher Bestuhlung)
• Bei der Event-Erstellung wird die Kapazität automatisch übernommen
• Überbuchung wird farblich hervorgehoben, ist aber möglich (mit Warnung)

Kapazitäts-Beispiel

Layout	Bestuhlung	Kapazität
Konferenz	U-Form mit Tischen	40 Personen
Theater	Reihenbestuhlung ohne Tische	80 Personen
Bankett	Rundtische à 8 Personen	64 Personen
Stehempfang	Ohne Bestuhlung	120 Personen

Tipp: Erstellen Sie für jede Location mehrere Layouts, um bei der Event-Planung schnell die passende Konfiguration zu wählen.