Email Konten einrichten

E-Mail-Konto verbinden

Jede Organisation kann mehrere E-Mail-Konten verbinden. Die Verbindung erfolgt über IMAP (Empfang) und SMTP (Versand).

Voraussetzungen

• IMAP- und SMTP-Zugangsdaten Ihres E-Mail-Providers
• E-Mail-Adresse und Passwort (oder App-Passwort bei 2FA)
• Server-Adressen und Ports

Konto hinzufügen

1. Navigieren Sie zu Email > Einstellungen > Konten
2. Klicken Sie auf Neues Konto
3. Geben Sie die Konfiguration ein:

IMAP-Einstellungen (Empfang)

Feld	Beschreibung	Beispiel
Server	IMAP-Hostname	imap.gmail.com
Port	IMAP-Port	993 (SSL) oder 143 (STARTTLS)
Verschlüsselung	SSL/TLS oder STARTTLS	SSL/TLS
Benutzername	Login-Name	info@meinefirma.ch
Passwort	Passwort oder App-Passwort	********

SMTP-Einstellungen (Versand)

Feld	Beschreibung	Beispiel
Server	SMTP-Hostname	smtp.gmail.com
Port	SMTP-Port	587 (STARTTLS) oder 465 (SSL)
Verschlüsselung	SSL/TLS oder STARTTLS	STARTTLS
Benutzername	Login-Name	info@meinefirma.ch
Passwort	Passwort oder App-Passwort	********

Gängige Provider-Konfigurationen

Provider	IMAP-Server	IMAP-Port	SMTP-Server	SMTP-Port
Gmail	imap.gmail.com	993 (SSL)	smtp.gmail.com	587 (STARTTLS)
Outlook/Hotmail	outlook.office365.com	993 (SSL)	smtp.office365.com	587 (STARTTLS)
Hostpoint	mail.hostpoint.ch	993 (SSL)	mail.hostpoint.ch	587 (STARTTLS)
Infomaniak	mail.infomaniak.com	993 (SSL)	mail.infomaniak.com	587 (STARTTLS)
ProtonMail Bridge	127.0.0.1	1143	127.0.0.1	1025

Hinweis: Bei Gmail und Outlook mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung müssen Sie ein App-Passwort erstellen. Das reguläre Passwort funktioniert nicht mit IMAP/SMTP.

Verschlüsselung der Zugangsdaten

Alle E-Mail-Zugangsdaten werden mit AES-256 verschlüsselt in der Datenbank gespeichert:

• Passwörter werden vor der Speicherung verschlüsselt
• Die Entschlüsselung erfolgt nur zum Zeitpunkt der IMAP/SMTP-Verbindung
• Der Verschlüsselungsschlüssel liegt ausserhalb der Datenbank
• Administratoren können die gespeicherten Passwörter nicht im Klartext einsehen

Shared Inboxes

Shared Inboxes ermöglichen es, dass mehrere Teammitglieder ein gemeinsames Postfach bearbeiten.

Shared Inbox einrichten

1. Erstellen Sie ein E-Mail-Konto (z.B. support@meinefirma.ch)
2. Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Freigaben
3. Fügen Sie die Benutzer hinzu, die Zugriff haben sollen
4. Legen Sie die Berechtigungen fest:

Berechtigung	Beschreibung
Lesen	E-Mails lesen und Threads verfolgen
Antworten	E-Mails beantworten und weiterleiten
Zuweisen	E-Mails anderen Teammitgliedern zuweisen
Verwalten	Ordner, Labels und Einstellungen ändern

Team-Workflow

1. Neue E-Mails erscheinen mit Status OPEN
2. Ein Teammitglied weist sich die E-Mail zu (Status wird IN_PROGRESS)
3. Das System zeigt eine Warnung, wenn jemand anderes gleichzeitig antwortet
4. Nach der Bearbeitung wird der Status auf RESOLVED gesetzt

Tipp: Nur Org-Admins können E-Mail-Konten hinzufügen und Shared-Inbox-Berechtigungen vergeben.