Organisation einrichten

Organisation vollständig einrichten

Dieser Leitfaden richtet sich an Org-Admins, die eine neue Organisation in Kailua Packages einrichten. Folgen Sie den Schritten in der empfohlenen Reihenfolge.

Phase 1: Grundkonfiguration (15 Minuten)

1.1 Branding konfigurieren

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Organisation > Branding
2. Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch
3. Wählen Sie Ihre Primärfarbe
4. Laden Sie ein Favicon hoch
5. Vorschau prüfen und speichern

1.2 Organisationsdaten ergänzen

1. Unter Einstellungen > Organisation:
   • Organisationsname prüfen
   • Adresse, Telefon, E-Mail eintragen
   • Standardsprache festlegen
   • Zeitzone bestätigen (Europe/Zurich)
   • Währung setzen (CHF)

1.3 Apps aktivieren

1. Unter Einstellungen > Apps:
   • Aktivieren Sie die Module, die Ihre Organisation benötigt
   • Empfohlener Start: CRM + Aufgaben
   • Weitere Module können jederzeit hinzugeschaltet werden

Phase 2: Benutzer einrichten (10 Minuten)

2.1 Rollen definieren

Überlegen Sie, welche Rollen Ihre Organisation benötigt:

Rolle	Berechtigungen	Beispiel-Benutzer
Org-Admin	Vollzugriff, Einstellungen, Benutzerverwaltung	Geschäftsführung, IT
Vertrieb	CRM (voll), Kampagnen (lesen), Aufgaben (voll)	Verkaufsmitarbeiter
Marketing	CRM (lesen), Kampagnen (voll), Aufgaben (voll)	Marketing-Team
Buchhaltung	CRM (lesen), Finanzen (voll)	Buchhalter
Event-Planung	Eventmanager (voll), CRM (lesen)	Event-Koordination

2.2 Benutzer einladen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Benutzer > Einladen
2. Geben Sie die E-Mail-Adressen ein
3. Weisen Sie jedem Benutzer eine Rolle zu
4. Die Einladungen werden per E-Mail versendet

Phase 3: Daten importieren (20 Minuten)

3.1 Unternehmen importieren

1. Bereiten Sie eine CSV-Datei mit Ihren Firmendaten vor:
   • Pflichtfelder: Name
   • Empfohlen: Website, Branche, E-Mail, Adresse
2. Navigieren Sie zu CRM > Import
3. Laden Sie die CSV-Datei hoch
4. Ordnen Sie die Spalten den CRM-Feldern zu
5. Prüfen Sie die Vorschau und starten Sie den Import

3.2 Kontakte importieren

1. Bereiten Sie eine CSV-Datei mit Ihren Kontaktdaten vor:
   • Pflichtfelder: Vorname, Nachname
   • Empfohlen: E-Mail, Telefon, Unternehmen
2. Führen Sie den Import analog zu den Unternehmen durch
3. Kontakte werden automatisch mit Unternehmen verknüpft (basierend auf dem Firmennamen)

3.3 Kontenplan prüfen (Finanzen)

Falls Sie das Finanzen-Modul nutzen:

1. Navigieren Sie zu Finanzen > Buchhaltung > Kontenplan
2. Prüfen Sie den vorinstallierten KMU-Kontenplan
3. Passen Sie Konten an oder erstellen Sie neue
4. Hinterlegen Sie Ihre Bankverbindung

Phase 4: Integrationen (10 Minuten)

4.1 E-Mail-Konto verbinden

1. Navigieren Sie zu Email > Einstellungen > Konten
2. Verbinden Sie Ihr geschäftliches E-Mail-Konto (IMAP/SMTP)
3. Richten Sie bei Bedarf Shared Inboxes ein (z.B. info@, support@)

4.2 Kalender verbinden (optional)

1. Unter Einstellungen > Integrationen > Google/Outlook
2. Verbinden Sie Ihren Kalender für die Synchronisation

Checkliste

• Logo und Branding konfiguriert
• Organisationsdaten vollständig
• Relevante Apps aktiviert
• Benutzer eingeladen und Rollen zugewiesen
• Unternehmen und Kontakte importiert
• E-Mail-Konto verbunden
• Kontenplan geprüft (falls Finanzen aktiv)
• Kalender-Integration eingerichtet (optional)

Tipp: Nehmen Sie sich für die Ersteinrichtung eine Stunde Zeit. Eine saubere Grundkonfiguration spart später viel Aufwand.